一、完善的会前准备工作

  　  一个会议流程规范主要包括一个中心，两个基本点：一个中心指整个会议的议程包括议题等；两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备工作和会议结束后的跟踪工作。

　　会前的准备工作主要包括以下几点：

　    1、会议的第一要务：确认会议的时间、地点、会期、主持人、参会者、会议的名称及议程等。

　　2、会前所需准备的文件资料：会议通知，会议议题、议程，会议资料（各公司和各部门的会议报告等的收集、整理、汇编成册），签到表等。

　    3、会务具体工作：工作人员和服务人员组成的会务组的成立，参会者报到和接待工作，住宿和餐饮安排，车辆调度，会议所需设备和工具的准备，会场的布置，会议资料发放工作等

　    只有会前准备工作做好，确保会务工作人员的执行力，才能保障会议有条不紊地进行。

　　二、高质量的会议报告

　　会议报告趋于千篇一律、模式化，缺乏亮点，过于冗长，将严重影响会议的质量。在会议报告方面，集团领导也多次提出具体的要求：提出应提炼会议报告材料，应短小精练，不冗长，要契合主题，抓住重点，有的放矢。报告材料应该少谈事务性事务，侧重于体现实际问题及相应的解决方法；会议报告应该尽量压缩，以便留足时间放在沟通交流上，解决工厂的一些难题，共同分享经营经验。

　　因此，会议报告应遵守以下原则：

       1、篇幅及内容以短、精、准为原则，避免内容过泛，铺线过广，少提事务性或经常性事务。

       2、具有切实性和针对性，内容应该务实，贴近各公司的实际情况，描述生产经营中实际存在的问题，并列明解决问题的可行性措施及处理的计划安排。

       3、具有通俗性和清晰性，简明扼要地通报公司的实际经营情况，以量化的形式来体现，做到一目了然。

       4、具有双向性和交流性，点明本公司的进步及不足、困难，阐明与国内各公司及香港各部门配合沟通情况。

       5、具有开拓性和创新性，无论是新的管理方法，还是引进推广先进生产技术，甚至是进一步改革提升，各公司都可以抛砖引玉，共同进步。

  　  三、各个参会者的倾情参与

  　  参会者是整个会议的主体，参会者在会前、会中及会后的参与态度左右着会议的质量。

　　会前，参会者要做充分的准备，提供详尽的会议报告资料，依据提供的资料准备论证的材料，根据个人的观点研究问题，做好在会议中尽量表达的心理准备。

　　会中，参会者全情投入，贡献自己的创意和意见，以开放的心态，摒弃公司及部门之见，耐心倾听他人的意见，关注正在讨论的议题，尽可能多的获取会议过程的信息，畅所欲言，分享经验，共同探讨解决问题。

  　  会后，参会者要认真阅读会议纪要，做好会议总结，关注会议达成什么成果，会后有无分配的任务，会中需要解决的问题需进一步跟踪完成，并做及时反馈。

　    四、好的会议纪要

  　  会议纪要是对会议的目的、要求、基本思想及决定的事项加以文字归纳整理，以便上传下达，统一认识，进而推动工作的开展。好的会议纪要能准确地反映会议的主要内容和议定事项，可以交流信息、交流经验，可以作为集团各公司解决问题、指导工作的依据，也可以作为宝贵的历史文件资料，并具有一定的约束力。

　　会议纪要需遵守三大原则：

       1、真实性。会议纪要是纪实的，其所记述的决议和决定具有政策性，必须保证其真实性。会议纪要成稿前必须认真核实材料，听取参会者的意见，最后交由主管领导审核，确认反映会议的实际情况。

       2、精要性。要在会议纪要的“要”字多下功夫，对会议内容不可事无巨细。应该对整个会议的各种材料和观点进行分析、研究、综合整理，将主要议决事项、主要观点，按一定逻辑顺序撰写出来。在概括会议内容时，以议题为中心组织材料进行写作，重点介绍会议成果，而不是叙述会议的过程。

       3、条理性。必须按照一定的标准对所有材料加以整理，使之有纲有目，纲目协调。

　　五、 好的会后跟踪反馈

       召开一次会议并不是简单的那一段时间就过去了，就如前面所提到的，会议结束后的跟踪工作是整个会议的两个基本点之一，非常重要。一般来讲在会上能解决的事，会议现场基本上会给予答复。

       但相当一部分会议是为了安排和协调，要想保证会议的效果就要注意会后跟踪。可以通过“会议跟踪表格”或者“会后问卷调查表”来跟踪和督促事情的进展。并可以下一次会议上说明上一次会议所提到的问题及解决问题的进展情况。